Vorstandssekretär (m/w/d)

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Einrichtung:
DRW

Arbeitsbereich:
Verwaltung, Management und IT

Einstieg als:
Fachkraft

Standort:
Ursberg

Arbeitszeit:
Vollzeit (39 Stunden)

Startdatum:
zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Job-ID: 2025-001640

Wer wir sind

Zur Unterstützung des Vorstandsvorsitzenden sowie des stellvertretenden Vorstandsvorsitzenden unserer Stiftung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Sekretär (m/w/d) des Vorstands. Die Position wird neu besetzt, da sich für die bisherige Stelleninhaberin innerhalb unseres Hauses eine neue verantwortungsvollere Entwicklungsmöglichkeit ergeben wird. Als rechte Hand unseres Vorstands übernehmen Sie im klassischen Alltag eines Sekretariats eine vielseitige und verantwortungsvolle Rolle.

Was den Job ausmacht

Als erste Anlaufstelle für alle administrativen Belange unseres Vorstands, übernehmen Sie die klassischen Sekretariatsaufgaben und sorgen proaktiv für einen reibungslosen Ablauf im operativen Tagesgeschäft mit einem hohen Maß an Koordination
Sie organisieren eigenverantwortlich die Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Gremiensitzungen, Gesellschafterversammlungen und Veranstaltungen, unterstützen bei der Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen, wirken bei Veranstaltungen im Hintergrund mit und organisieren Dienstreisen
In Ihrer Tätigkeit arbeiten Sie eng mit den anderen Vorstandssekretärinnen zusammen, bilden gemeinsam einen professionellen Sekretariatspool und stellen zudem den reibungslosen Informationsfluss zwischen Vorstand, internen und externen Gesprächspartner*innen sowie unseren Mitarbeitenden sicher
Ergänzend übernehmen Sie Aufgaben wie die Pflege der internen Kontaktdatenbank, das Dokumentenmanagement, die Bearbeitung der täglichen Korrespondenz / Post sowie den Empfang und die Bewirtung von Gästen des Vorstands
Darüber hinaus bearbeiten Sie eigenverantwortlich Sonderaufträge des Vorstands
Sie unterstützen bei der Erstellung und Abstimmung des Gottesdienstplanes

Worauf es ankommt

Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und bringen Berufserfahrung im Bereich Assistenz / Sekretariat, idealerweise auf Leitungs- / Vorstandsebene, mit
Ihr exzellentes Organisationstalent sowie Ihre selbstständige und strukturierte Arbeitsweise zeichnen Sie aus; die Wahrung absoluter Diskretion ist für Sie dabei eine Selbstverständlichkeit
Sie haben Routine im Backoffice und Erfahrung darin, dass Gremien- und Entscheidungssitzungen organisatorisch einwandfrei vorbereitet und durchgeführt werden
Sie besitzen hervorragende Kommunikationsfähigkeiten und ein freundlich-verbindliches, souveränes Auftreten
Sie beherrschen die MS-Office-Programme (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) sicher und effizient
Sie bringen ein Grundverständnis für kirchliche Strukturen und Abläufe mit, da in Ihrem Aufgabenbereich auch Themen im Zusammenhang mit Gottesdiensten und der Koordination mit Seelsorgern / Pfarrern anfallen
Abgerundet wird Ihr Profil durch eine positive Einstellung zum Wirken des Dominikus-Ringeisen-Werks

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Faire Vergütung

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Alle Benefits auf einen Blick

#KarriereMitSinn

An über 30 Standorten in ganz Bayern begleiten wir ca. 5.000 Menschen mit Assistenzbedarf und bieten ihnen vielfältige Wohn-, Arbeits- und Förderangebote. Mit rund 5.200 Mitarbeitenden aus über 59 Nationen zählen wir zu den größten und vielfältigsten Sozialunternehmen im Freistaat.

Unsere Mission? Ein inklusives Umfeld schaffen, in dem jede*r ein selbstbestimmtes und erfülltes Leben führen kann. Bei uns kannst du deinen Job mit Sinn füllen und täglich miterleben, wie dein Engagement das Leben anderer Menschen positiv beeinflusst.

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Im Miteinander, in Begegnungen, in Gesprächen: Du gehörst dazu - damit wir so gemeinsam für die uns anvertrauten Menschen da sein können.

Martin Riß, Vorstandsvorsitzender und Geistlicher Direktor